Cómo se corrige una factura con Verifactu: anulación, rectificativa o subsanación

Lo que desaparece: el botón de borrar

Hasta ahora, muchos programas dejaban abrir una factura ya emitida, cambiarle un importe y guardarla, o eliminarla sin más. Con el reglamento Verifactu eso se acaba. El artículo 8.2.a del RD 1007/2023 exige que los registros de facturación, una vez generados, no puedan alterarse sin que el sistema lo detecte, y define alteración de forma amplia: ocultar o eliminar un registro, modificar sus datos en todo o en parte, o añadir registros falsos.

La misma letra da la salida: «cualquier necesidad de corrección o anulación de los datos registrados deberá ser realizada mediante al menos un registro de facturación adicional posterior, de forma que se conserven inalterables los datos originalmente registrados».

La AEAT lo resume en sus preguntas frecuentes: sobre un registro ya producido no hay acciones permitidas. Y añade que un programa con la posibilidad de borrar registros de facturación no cumple el reglamento.

La regla te obliga desde tu fecha: antes del 1 de enero de 2027 si eres contribuyente del Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 en el resto de casos (disposición final cuarta del RD 1007/2023). Vale igual en modalidad VERI*FACTU y en la no verificable. La diferencia es que en la primera el registro corrector también viaja a la AEAT.

Tres vías para corregir

	Registro de anulación	Factura rectificativa	Subsanación
Cuándo	La factura se emitió por error y no debía existir	La factura no cumple los requisitos de los arts. 6 o 7 del Reglamento de facturación, la cuota está mal calculada o se dan las causas del art. 80 de la Ley del IVA	Hay un error en el registro y la norma no exige rectificativa
Norma	RD 1007/2023, art. 11	RD 1619/2012, art. 15; RD 1007/2023, art. 10.1.g	RD 1007/2023, art. 8.2.a; criterio de la AEAT
Qué se genera	Un registro de anulación que identifica la factura anulada	Una factura nueva, en serie de rectificativas, con su registro de alta (R1 a R5)	Un registro de alta que sustituye al erróneo, marcado como subsanación
¿El cliente recibe un documento nuevo?	Solo si después emites la factura correcta	Sí, la rectificativa	Depende de si cambia algo de lo que figura en la factura
¿Qué pasa con el original?	Se conserva con su número	Se conserva	Se conserva

En los tres casos el registro nuevo se encadena con el último que generó el programa, como uno más. La AEAT aclara que anulaciones y subsanaciones no afectan a la trazabilidad, porque la cadena sigue el orden en que se crean los registros y no las facturas a las que se refieren.

Registro de anulación: la factura que no debía existir

El artículo 11.1 del reglamento lo reserva para un supuesto concreto: «cuando se haya emitido erróneamente una factura y sea por lo tanto necesario anular su correspondiente registro de facturación de alta». El ejemplo que pone la AEAT es la operación inexistente. Un pedido facturado dos veces por descuido encaja ahí.

El registro de anulación es breve. Según el artículo 11.2 lleva los datos de quien lo genera, el número y la serie de la factura que se anula, su fecha de expedición, la referencia al registro anterior de la cadena con parte de su huella, la identificación del programa y la fecha y hora en que se crea.

Dos reglas prácticas, las dos de la AEAT:

• El número no se libera. La factura anulada se mantiene en la serie con su numeración. El registro de alta erróneo y el de anulación deben aparecer los dos en los listados de facturación.
• La factura buena lleva otro número u otra fecha. Si tras anular procede emitir la factura correcta, se registra con un alta nueva, con número de factura o fecha de expedición diferentes.

Anular no sirve para deshacer una venta real que luego se devuelve o se descuenta. Eso es una rectificativa.

Factura rectificativa: cuándo es obligatoria

La rectificativa no la inventa Verifactu. Está en el artículo 15 del Reglamento de facturación desde 2013, y el reglamento Verifactu se limita a darle un sitio en el registro de alta (artículo 10.1.g). Es obligatoria en tres grupos de casos:

1. La factura original no cumple alguno de los requisitos de los artículos 6 o 7 del Reglamento de facturación: falta un dato obligatorio o está mal (artículo 15.1).
2. La cuota repercutida se determinó mal: un tipo de IVA equivocado, una base mal sumada (artículo 15.2).
3. Se dan las circunstancias del artículo 80 de la Ley del IVA que modifican la base imponible: devoluciones, descuentos posteriores a la operación, resolución de la operación, concurso del cliente o crédito incobrable (artículo 15.2).

Cuatro reglas que conviene tener presentes:

• Serie propia. El artículo 6.1.a del Reglamento de facturación obliga a expedir las rectificativas en una serie específica. Si tu programa no la tiene creada, es lo primero que hay que configurar. Las series al cambiar de año, en numeración de facturas en 2027.
• Plazo. Tan pronto como tengas constancia del motivo, con un tope de cuatro años (artículo 15.3). La fecha de expedición de cualquier factura es la del día en que se expide; cómo se fechan las de diciembre hechas en enero está en facturas de diciembre emitidas en enero.
• Referencia a lo rectificado. La rectificativa identifica las facturas que corrige, y una sola puede corregir varias (artículo 15.4).
• Devoluciones con un pedido posterior. Si el cliente devuelve mercancía o envases y le haces un nuevo suministro al mismo tipo de IVA, puedes restar la devolución en la factura de ese suministro sin emitir rectificativa (artículo 15.2).

Las claves R1 a R5

En el registro de alta, el campo «tipo de factura» dice qué clase de rectificativa es. Las claves están en la lista L2 del anexo de la Orden HAC/1177/2024 y la AEAT explica cuándo se usa cada una:

Clave	Para qué
R1	Error fundado en derecho y causas del art. 80.Uno, Dos y Seis de la Ley del IVA: devoluciones, descuentos o cambios de precio posteriores, resolución de la operación, contraprestación provisional
R2	Cliente en concurso de acreedores (art. 80.Tres)
R3	Crédito incobrable (art. 80.Cuatro)
R4	El resto: modificación de la base por causas distintas de las del art. 80 que no sea un error fundado en derecho, y datos no monetarios mal consignados
R5	Rectificación de una factura simplificada, sea cual sea el motivo

Si corriges un ticket, la clave es siempre R5. Es el caso habitual en un TPV, y por eso lo tratamos también en la página de hostelería y comercio.

Por sustitución o por diferencias

El artículo 15.5 del Reglamento de facturación permite expresar la rectificación de dos maneras, y el registro las recoge en un segundo campo (lista L3 de la orden): S, por sustitución, o I, por diferencias.

El ejemplo es de la propia AEAT. La factura n.º 1 tenía una base de 1.000 euros y una cuota de 210, y hay que reducir la base en 200 euros.

Campo del registro	Por sustitución (S)	Por diferencias (I)
Tipo de factura	R1 a R4, según el motivo	R1 a R4, según el motivo
Tipo de rectificativa	S	I
Base imponible	800	−200
Cuota repercutida	168	−42
Importe total	968	−242
Base rectificada y cuota rectificada	1.000 y 210	No se rellenan

Por sustitución, la rectificativa muestra cómo queda la factura y, aparte, los importes que se rectifican. Por diferencias, solo el ajuste. La AEAT admite una variante de la sustitución en dos pasos: un primer registro que resta el original entero (−1.000 y −210, con tipo F1) y una rectificativa con los importes finales, en la que base y cuota rectificadas van a cero.

En ambos métodos, la fecha de operación que se consigna es la de la factura original. Si una rectificativa corrige varias facturas, la de la más reciente.

Para los impagos (R2 y R3) el ejemplo de la AEAT elimina toda la cuota: por diferencias, base 0 y cuota −210.

Subsanación: errores que no piden rectificativa

Queda un tercer grupo. La AEAT lo describe así: se puede subsanar «cualquier dato al que el reglamento de facturación no imponga la emisión de una factura rectificativa». En ese caso se genera un nuevo registro de alta que sustituye al erróneo, marcado como subsanación, y en modalidad VERI*FACTU se remite. El registro original tampoco se toca.

Y hay un caso todavía más simple. El registro de alta es un extracto de la factura con los datos del artículo 10 del reglamento. Si lo que quieres cambiar no forma parte de ese extracto, por ejemplo unas observaciones o una referencia interna de pedido, la AEAT dice que no hay nada que subsanar en el registro y que el cambio puede hacerse directamente.

La frontera entre subsanar y rectificar la marca el Reglamento de facturación, no el programa. Si el dato equivocado es uno de los requisitos de los artículos 6 o 7, toca rectificativa.

Qué vía elegir

Situación	Vía	Clave
Facturaste dos veces el mismo pedido	Anulación de la factura duplicada	Registro de anulación
Emitiste la factura a un cliente que no era	Anulación y nueva factura al cliente correcto	Registro de anulación y alta nueva
Aplicaste el 10 % de IVA y era el 21 %	Rectificativa	R1 o R4, según el origen del error
El cliente devuelve parte de la mercancía	Rectificativa, o resta en la factura del siguiente suministro	R1
Descuento por volumen a final de año	Rectificativa, indicando el periodo	R1
El cliente entra en concurso	Rectificativa	R2
Factura impagada que cumple los requisitos de crédito incobrable	Rectificativa	R3
Un ticket con un importe mal tecleado	Rectificativa de simplificada	R5
El cliente pide factura completa de un ticket correcto	Factura en sustitución, que no es rectificativa	F3
Cambiar unas observaciones que no están en el registro	Cambio directo, sin registro nuevo	Ninguna

Sobre los errores en los datos de identificación del cliente conviene ser prudente, porque la AEAT los menciona en dos sitios. Su respuesta sobre facturas «emitidas por error o con errores en los datos de identificación» remite al registro de anulación, y a la vez incluye en la clave R4 los datos no monetarios mal consignados. La letra de las normas ayuda a separar: la anulación es para la factura emitida erróneamente (artículo 11.1 del RD 1007/2023) y la rectificativa para la que documenta una operación real con un requisito incumplido (artículo 15.1 del Reglamento de facturación). Si el caso no encaja con claridad, consúltalo con tu asesor antes de elegir.

El canje de un ticket por factura no es una rectificativa

Cuando un cliente pide factura completa de una compra por la que ya tiene ticket, la factura que emites sustituye a la simplificada. El artículo 15.6 del Reglamento de facturación dice que esas facturas no son rectificativas si el ticket cumplía los requisitos. En el registro llevan la clave F3 y pueden identificar los tickets sustituidos (artículo 10.1.h del RD 1007/2023).

Un aviso de la AEAT para quien lo resuelva de otra manera: si abonas el ticket con un registro negativo de clave F2, la factura que emitas después se registra como F1 y no como F3. La diferencia con la factura recapitulativa del mes está en factura recapitulativa.

Si la AEAT rechaza el registro

En modalidad VERI*FACTU, la AEAT valida lo que recibe. Cuando un registro del envío tiene errores, la respuesta indica cuál es y qué error presenta (artículo 16.5 de la orden). El registro se corrige con un envío nuevo, y el diseño del registro tiene un campo para indicar que hubo un rechazo previo (lista L17 del anexo). Todo esto lo gestiona el programa. Lo que te toca es no dar por emitida una factura que el programa marca como rechazada y revisar con el proveedor cómo te avisa.

Qué pedirle a tu programa

Antes de tu fecha, haz estas comprobaciones con una factura de prueba:

1. Intenta borrarla y editarla. No debe dejarte.
2. Localiza la anulación. Debe ser una acción propia, que deje la factura visible en los listados como anulada.
3. Crea una rectificativa. Comprueba que va a una serie distinta, que te pide el motivo y que te deja elegir entre sustitución y diferencias.
4. Rectifica un ticket, si trabajas con TPV.
5. Pregunta por la subsanación: qué campos permite corregir sin rectificativa y cómo queda registrado.
6. Mira qué ve el cliente. La rectificativa debe identificar la factura que corrige.

La lista completa de requisitos está en qué debe hacer tu programa de facturación. La aplicación gratuita de la AEAT sirve de referencia de cómo lo entiende Hacienda: desde el detalle de cada factura ofrece tres acciones separadas, «Anular factura», «Subsanar factura» y «Generar factura rectificativa».

Un programa que siga permitiendo modificar facturas emitidas desde tu fecha no es un detalle menor. La tenencia de sistemas no certificados o alterados está sancionada con 50.000 euros por ejercicio en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, como explicamos en la guía de sanciones.

Lo que no cambia

Verifactu regula cómo trabaja el programa, no cuándo hay que rectificar. La AEAT insiste en que el reglamento no altera las obligaciones sustantivas de facturación. Las causas de rectificación, la serie específica y el plazo de cuatro años son los mismos de siempre, y el libro registro de facturas expedidas se sigue llevando. Lo nuevo es que cada corrección deja rastro y, si trabajas en VERI*FACTU, Hacienda lo recibe en el momento.

Las demás guías prácticas están en el índice de guías, y el contexto general del reglamento en la página de Verifactu.