La aplicación gratuita de facturación de la AEAT: qué hace, qué no hace y cuándo deja de bastar

Qué es y de dónde sale

El reglamento Verifactu da dos formas de cumplir a quien factura con medios informáticos: un programa adaptado, o «la aplicación informática que a tal efecto pueda desarrollar la Administración tributaria» (artículo 7 del RD 1007/2023, letras a y b). La segunda ya existe. El acceso está en la página de la AEAT sobre sistemas de facturación, con el nombre «Aplicación de facturación de la AEAT», junto a una guía de uso en PDF.

Tres rasgos la definen:

• Es VERI*FACTU siempre. El artículo 16.4 del reglamento le da la consideración de sistema de emisión de facturas verificables «a todos sus efectos». Cada factura que emites queda registrada en la AEAT en el momento, lleva el QR y es verificable por tu cliente.
• Es un formulario web. Entras con Cl@ve Móvil, certificado o DNI electrónico, rellenas los datos y firmas. No hay nada que instalar.
• Es, en palabras de la AEAT, un «aplicativo web de último recurso». Sus preguntas frecuentes la presentan como una aplicación básica, de uso subsidiario.

La AEAT la ofrece también como salida para quien todavía factura a mano. Las facturas en talonario o escritas a máquina no entran en el reglamento, y la Agencia sugiere la aplicación como alternativa sencilla para dejar el papel.

Lo que hace

El artículo 19.1 de la Orden HAC/1177/2024 fija el mínimo: captura, almacenamiento, consulta y descarga de los datos de las facturas, expedición de la factura en PDF imprimible, descarga del PDF, y generación y almacenamiento del registro de facturación.

La ayuda publicada por la AEAT detalla lo que hay a fecha de hoy:

• Emisión en tres pasos: rellenar, validar y «Firmar y enviar». El resultado es la factura en PDF.
• Borradores, que caducan a los cuatro meses si no se usan.
• Datos guardados del emisor, de clientes y de productos o servicios, con importación y exportación de las listas en ficheros de texto.
• Series de numeración propias.
• Tipos de factura: ordinaria (F1), rectificativas R1 a R4 y factura en sustitución de simplificadas (F3).
• Consulta de lo emitido por año y mes o trimestre, con el detalle de cada factura.
• Acciones sobre una factura emitida: descargarla, cotejar su QR, anularla, subsanarla, generar una rectificativa o copiarla en una nueva. Son las tres vías de corrección que explica la guía de rectificativas y anulaciones.

Como sistema VERI*FACTU, además, te libra de dos cargas que sí tiene quien elige la modalidad no verificable: no tienes que firmar electrónicamente los registros ni conservarlos tú. La AEAT ya los tiene.

Lo que no hace

Los límites, cada uno con su fuente:

Límite	Qué significa en la práctica	Fuente
Solo en nombre propio o por apoderado	No sirve para emitir facturas de terceros sin un poder inscrito	Orden HAC/1177/2024, art. 19.2.a
Destinatario obligatorio	No emite facturas simplificadas (tickets)	Orden, art. 19.2.c; ayuda de la AEAT
Un solo destinatario por factura	No admite facturas con varios destinatarios	Ayuda de la AEAT
Cuatro regímenes fuera	No admite las claves 03 (bienes usados, arte, antigüedades y colección), 05 (agencias de viajes), 06 (grupo de entidades, nivel avanzado) y 09 (agencias de viajes mediadoras)	Ayuda de la AEAT
Gestión cerrada	Las facturas y sus registros solo se gestionan desde la propia aplicación	Orden, art. 19.2.d
Sin salida de registros	No se pueden exportar los registros para continuar la facturación en otro programa	Ayuda de la AEAT
Tecleo manual	Cada factura se introduce a mano en el formulario	Preguntas frecuentes de la AEAT

Hay un límite que no existe y que se repite mucho: el número de facturas. La ayuda de la aplicación dice que «no existe límite de facturas, ni anual, ni mensual, ni semanal». Lo que hay es el tiempo de teclear. La AEAT lo dice con sus palabras: la limitación viene dada por la operativa de introducir los datos en el formulario, y lo lógico es que la usen microempresarios o profesionales con pocas facturas al año.

Y hay cosas que la aplicación no pretende hacer, porque no es un programa de gestión: no lleva presupuestos ni albaranes, no controla existencias, no cobra ni concilia con el banco y no lleva la contabilidad. Es un emisor de facturas.

Para quién basta y para quién no

Tu caso	¿Te sirve?	Por qué
Profesional con unas pocas facturas al mes a empresas	Sí	Clientes identificados, pocas facturas, nada que integrar
Autónomo que hoy factura con una plantilla de texto o a mano	Sí	Es la alternativa que propone la propia AEAT
Arrendador de locales con recibos mensuales a los mismos inquilinos	Sí, si quieres usarla	Puedes copiar una factura anterior; comprueba primero si el reglamento te alcanza en el árbol «¿Me afecta?» y en alquilar un local
Bar, tienda o peluquería con caja y tickets	No	No emite facturas simplificadas
Tienda online con pedidos automáticos	No	Cada factura se teclea a mano
Agencia de viajes o comercio de bienes usados en régimen especial	No	Claves de régimen 03, 05 y 09 no admitidas
Empresa con almacén, compras o varias personas facturando	No	No es un programa de gestión y funciona con la identificación de una persona o de sus apoderados
Gestoría que emite facturas de muchos clientes	Con reservas	Necesita un apoderamiento de cada cliente y teclea cada factura; ver cuando la gestoría emite tus facturas
Contribuyente del SII	No aplica	Quien lleva el SII queda fuera del reglamento (art. 3.3 del RD 1007/2023)

Si tu actividad mezcla ambos mundos, por ejemplo tickets en el mostrador y unas pocas facturas a empresas, la AEAT admite que un mismo contribuyente tenga más de un sistema de facturación, cada uno con su propia cadena de registros. Podrías llevar los tickets en un TPV adaptado y las facturas en la aplicación, con series distintas. Antes de montarlo así, piensa si te compensa mantener dos sitios donde mirar tus ventas.

Gratis no quiere decir sin compromiso

Tres consecuencias de usarla que conviene conocer de antemano.

Entras en VERI*FACTU. El artículo 16.5 del reglamento entiende que optas por esa modalidad al empezar a remitir registros de forma sistemática, y la opción dura como mínimo hasta el final del año natural (también el artículo 17.2 de la orden). Con la aplicación, cada factura es un envío.

Hacienda ve cada factura cuando la emites. Es la esencia de la modalidad, con la aplicación gratuita y con cualquier programa de pago que trabaje en VERI*FACTU. A cambio, no se te aplica el requerimiento posterior de registros del artículo 14.2 (artículo 16.2 del reglamento).

La salida tiene un coste. El día que la aplicación se te quede corta, el programa nuevo arranca con su propia cadena. Te llevas tus clientes y productos en un fichero y los PDF de tus facturas, pero los registros se quedan en la aplicación, donde podrás seguir consultándolos.

Frente a un programa de facturación o un ERP

La comparación completa de requisitos está en qué debe hacer tu programa de facturación. En lo que toca a la decisión de usar o no la aplicación gratuita, las diferencias son estas:

	Aplicación de la AEAT	Programa de facturación	ERP
Precio	Gratuita	Cuota o licencia, según el fabricante	Licencia e implantación
Modalidad	Solo VERI*FACTU	VERI*FACTU, no verificable o ambas, según el fabricante	Según el fabricante
Tickets a clientes sin identificar	No	Según el producto	Según el producto
Presupuestos, albaranes, cobros	No	Habitual	Sí
Conexión con tienda online, banco o contabilidad	No, entrada manual	Según el producto	Sí, con implantación
Varios usuarios con permisos distintos	Mediante apoderamientos	Según el producto	Sí
Declaración responsable que revisar	No hay fabricante al que pedírsela: es la opción del art. 7.b, a cargo de la Administración	Sí, la del fabricante (art. 13 del RD 1007/2023)	Sí, la del fabricante
Cambio a otro sistema	Sin exportación de registros	Debe poder exportarlos (art. 8.2.c)	Debe poder exportarlos

Una observación sobre los programas de pago y los gratuitos de fabricantes privados: cumplir el reglamento no depende del precio. Depende de que el fabricante haya firmado la declaración responsable de la versión que usas. Un programa gratuito con declaración responsable cumple; uno caro sin ella, no.

Cómo se empieza

1. Entra en la página de la AEAT sobre sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU y pulsa «Acceso a la Aplicación de facturación de la AEAT».
2. Identifícate con Cl@ve Móvil, certificado o DNI electrónico, e indica si actúas en nombre propio o como representante.
3. Rellena «Mis datos» la primera vez. Se copiarán en cada factura.
4. Carga tus clientes y productos, a mano o importando un fichero.
5. Define tus series, con una específica para rectificativas (artículo 6.1.a del Reglamento de facturación).
6. Emite. Cada factura se valida, se firma y se envía, y te devuelve el PDF con su QR.

No hace falta comunicar nada en el modelo 036: la AEAT responde que la opción por VERI*FACTU no se declara en el censo.

Y la factura electrónica entre empresas

No hay que confundir dos aplicaciones gratuitas. La de Verifactu emite facturas en PDF y registra cada una en la AEAT. La factura electrónica obligatoria entre empresas es otra cosa: un mensaje estructurado en una de las sintaxis del artículo 7.1 del RD 238/2026. Para esa obligación, la disposición adicional primera del mismo real decreto encarga a la AEAT «una aplicación o formulario gratuito» que permitirá expedir facturas electrónicas y comunicar sus estados a través de la solución pública.

La orden que regula la solución pública ya está publicada: es la Orden HAC/1028/2026, en vigor desde el 6 de octubre de 2026. Su artículo 5.1 llama a esa herramienta «formulario de generación de facturas electrónicas», emite las facturas de una en una y estará en la sede electrónica de la AEAT. La solución pública debe estar disponible al menos dos meses antes de la primera fecha obligatoria (disposición adicional segunda), que es el 6 de octubre de 2027 para quien supera 8 millones de euros de volumen de operaciones; el resto, autónomos incluidos, empieza el 6 de octubre de 2028. El estado al día está en la página de la factura electrónica B2B y en el tablero.

Hacienda quiere, además, que las dos obligaciones lleguen a la vez a las pymes: el 5 de octubre de 2026 anunció en una nota informativa que aplazará Verifactu hasta octubre de 2028. Mientras no se publique el real decreto en el BOE, las fechas legales siguen siendo las del recuadro del principio: antes del 1 de enero de 2027 para sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para autónomos.

En una línea

La aplicación gratuita resuelve Verifactu a quien emite pocas facturas, siempre con destinatario, y no necesita que la facturación hable con nada más. En cuanto aparecen tickets, pedidos automáticos, almacén o varias personas facturando, el ahorro de la cuota se paga en horas de tecleo. Las demás guías están en el índice de guías.