Cuando la gestoría emite tus facturas: quién cumple Verifactu, con qué programa y con qué poder

Dos situaciones que no se parecen

Muchos autónomos y pequeñas sociedades dicen que «la gestoría les lleva las facturas». Esa frase tapa dos realidades distintas, y el reglamento Verifactu las trata de forma opuesta. La AEAT las separa en una misma respuesta de sus preguntas frecuentes:

	Tú haces las facturas y se las entregas	La gestoría las emite por ti
Qué pasa	Emites a mano o con talonario y llevas las copias a la asesoría para la contabilidad y los libros	Le pasas los datos (cliente, concepto, importe) y ella expide la factura con su programa
¿Hay sistema informático de facturación?	No	Sí, el de la gestoría
¿Se aplica el reglamento?	No	Sí
Quién genera los registros	Nadie	La gestoría, con su programa, y los remite si trabaja en VERI*FACTU
Quién responde ante Hacienda	Tú, de tus obligaciones de facturación	Tú, también del cumplimiento del reglamento

Si las haces tú con un programa propio, el caso es otro: el programa es tuyo, la obligación es tuya y lo que toca es revisar qué debe hacer tu programa. Esta guía trata la segunda columna.

Lo que dice la norma

La posibilidad de que otro emita tus facturas no es nueva. El artículo 5 del Reglamento de facturación permite que la obligación de expedir factura la cumplan materialmente el destinatario de la operación o un tercero, y su apartado 3 admite contratar a terceros a los que se encomiende la expedición. El apartado 1 cierra la puerta a cualquier duda sobre la responsabilidad: el obligado a expedir la factura «será el responsable del cumplimiento de todas las obligaciones».

El artículo 6 del RD 1007/2023 traslada ese esquema a Verifactu. Las obligaciones del reglamento pueden cumplirse materialmente por el destinatario o por un tercero que tenga esa condición a efectos de facturación, «con facultades otorgadas» para ello. Y repite la advertencia: la delegación no exime al obligado tributario de la responsabilidad.

La consecuencia práctica la saca la AEAT: cuando el empresario ha delegado la expedición en el asesor y este usa un programa, es el asesor quien, además de expedir la factura, debe generar el registro de alta y, en modalidad VERI*FACTU, remitirlo.

Qué debe hacer el programa de la gestoría

Un programa puede dar servicio a varios obligados tributarios. Lo permite el artículo 7.a del reglamento, con una condición: que los registros de cada uno estén diferenciados y que los requisitos se cumplan por separado para cada uno. El artículo 2 de la Orden HAC/1177/2024 lo concreta en cuatro exigencias. El programa debe comportarse como si fuera un sistema independiente para cada cliente:

1. Gestión separada de los registros de facturación y, en su caso, de eventos de cada obligado.
2. Cadena independiente para cada uno. La AEAT usa justo este ejemplo: un programa utilizado por una gestoría para llevar la facturación de varios clientes debe tener una cadena por cada cliente.
3. Modalidad VERI*FACTU independiente para cada obligado. Un cliente puede estar en VERI*FACTU y otro no.
4. Identificación visible en todo momento del obligado al que corresponde lo que se está haciendo en pantalla, y un aviso consultable de que el programa da servicio a más de uno.

A eso se suman tres reglas que salen de otros artículos:

• Serie específica. El artículo 6.1.a del Reglamento de facturación obliga a expedir en series específicas las facturas emitidas por destinatarios o por terceros, con una serie distinta para cada uno de ellos. Si una parte de tus facturas las haces tú y otra la gestoría, no pueden compartir serie. El resto de series obligatorias, en numeración de facturas en 2027.
• El registro dice quién expidió. El registro de alta indica si la factura la ha expedido el propio obligado, el destinatario o un tercero, y en su caso identifica a ese tercero con su NIF y su nombre (artículo 10.1.c del reglamento). La AEAT sabe, por tanto, que tu factura salió del programa de tu gestoría.
• Envíos por separado. En VERI*FACTU, cada lote de registros corresponde a un único obligado.

La declaración responsable del programa debe decir expresamente si permite ser usado por varios obligados tributarios (artículo 15.1.f de la orden). Es el primer dato que conviene mirar en la de tu gestoría.

El poder: apoderamiento o colaboración social

Expedir la factura y enviar el registro a la AEAT son dos actos distintos. Para el segundo, quien remite necesita identificarse ante la sede electrónica y acreditar que actúa por ti. El artículo 5 de la orden admite que la remisión la haga el propio obligado o un tercero que actúe en su representación, y la AEAT acepta que ese tercero use su propio certificado electrónico. Hay dos vías.

Apoderamiento

La AEAT indica que el tercero autorizado para emitir facturas debe estar apoderado para enviar los registros en nombre y por cuenta del obligado, con el poder inscrito en el registro de apoderamientos. Puede ser un poder general o uno específico para los trámites de sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU. Se otorga de tres maneras:

1. Por comparecencia personal en una Delegación o Administración de la AEAT.
2. Con documento público, o privado con firma legitimada ante notario, presentado ante la AEAT.
3. Por internet, identificándote en la sede electrónica. La AEAT la señala como la vía más fácil.

Es también lo que exige la aplicación gratuita de la AEAT cuando quien factura no eres tú: solo admite terceros con los apoderamientos específicos IZ862 e IZ863, o con el apoderamiento general de la Ley 58/2003, que incluye los dos.

Colaboración social

Es la vía pensada para profesionales tributarios y empresas de software que presentan por cuenta de muchos clientes. Aquí no hay poder inscrito: el cliente firma un modelo de representación que se queda en manos del colaborador social y que no se presenta a la AEAT salvo que lo requiera.

Los modelos están aprobados por la Resolución de 18 de diciembre de 2024 de la Dirección General de la AEAT, publicada en el BOE del 31 de diciembre de 2024. Son tres anexos:

Anexo	Quién otorga	A quién	Para qué caso
I	El obligado tributario	Empresa suministradora de software	El fabricante del programa envía directamente los registros desde su plataforma
II	El obligado tributario	Profesional tributario	La gestoría envía los registros de su cliente
III	El profesional tributario	Empresa suministradora de software	La gestoría trabaja con un programa bajo licencia y es el fabricante quien remite

La firma puede ser manuscrita, acompañada de copia del DNI (o del DNI del representante y el sello de la empresa si quien otorga es una persona jurídica), o electrónica. Lo que la AEAT no admite es la aceptación de unas condiciones de servicio en una pantalla.

Cuál elegir

	Apoderamiento	Colaboración social
Dónde consta	En el registro de apoderamientos de la AEAT	En un documento que guarda el colaborador
Quién lo tramita	Tú, ante la AEAT	Tú firmas; la gestoría lo conserva
Quién puede recibirlo	Cualquier tercero	Profesionales tributarios y empresas de software, dentro de la colaboración social
Sirve para la aplicación gratuita	Sí	La ayuda de la aplicación solo menciona apoderamientos

Lo habitual es que la gestoría te proponga la fórmula que ya usa para presentar tus impuestos. Lo que importa es que exista una de las dos y que tengas copia.

Si quien emite es tu cliente

El mismo artículo 6 cubre la autofactura: el destinatario de la operación expide la factura en tu nombre. Ocurre en sectores donde el comprador liquida al proveedor. Aquí el Reglamento de facturación pide más formalidades que con un tercero: un acuerdo previo por escrito que especifique las operaciones, un procedimiento de aceptación de cada factura y la entrega de una copia (artículo 5.2).

Para Verifactu, la AEAT aplica la misma lógica que con la gestoría: quien expide materialmente genera y, en su caso, remite el registro. Con una excepción importante. Si el cliente que te autofactura lleva el SII, esas operaciones quedan fuera del reglamento (artículo 4.3 del RD 1007/2023), y la AEAT confirma que queda excepcionado de las obligaciones del reglamento para ellas.

Lo que sigue siendo tuyo

Delegar la expedición no traslada el resto de tus obligaciones. La AEAT recuerda que los libros registro de IVA son una obligación distinta de la del reglamento: cada empresa anota sus facturas expedidas con independencia de quién las haya emitido materialmente.

Y si el programa de la gestoría no cumple, el artículo 6 no te deja al margen: la responsabilidad del cumplimiento sigue siendo tuya. La tenencia de sistemas no certificados está sancionada en el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria; cómo se aplica cuando el programa es de un tercero no lo detalla el reglamento. Las cuantías están en la guía de sanciones.

Conviene también saber dónde quedan tus registros. En modalidad VERI*FACTU los tiene la AEAT. En la no verificable, se conservan en el programa de la gestoría, que debe poder exportarlos (artículo 8.2.c del reglamento). Si cambias de asesoría, pide esa exportación. Y las facturas también: el plazo para guardarlas lo calculamos en cuántos años hay que guardar las facturas.

Ocho preguntas para tu gestoría

1. ¿Emitís mis facturas con un programa o me las preparáis para que las emita yo?
2. ¿Qué programa es y dónde puedo ver su declaración responsable, con la versión?
3. ¿La declaración indica que el programa admite varios obligados tributarios?
4. ¿Trabajáis en VERI*FACTU o en modalidad no verificable para mis facturas?
5. ¿Qué serie usáis para las facturas que emitís por mí?
6. ¿Con qué título enviáis mis registros: apoderamiento o colaboración social? ¿Me dais copia del documento?
7. ¿Cómo corregís una factura mía que salga mal? La respuesta debe ser alguna de las vías de la guía de rectificativas y anulaciones, nunca editar o borrar.
8. Si dejo de trabajar con vosotros, ¿cómo me entregáis mis facturas y mis registros?

Pídelo antes de tu fecha: el 1 de enero de 2027 si eres una sociedad y el 1 de julio de 2027 si eres autónomo (disposición final cuarta del RD 1007/2023).

Si eres la gestoría

Tres cosas cambian en el despacho.

Sois obligados por partida doble. Por vuestras propias facturas, como cualquier empresa o profesional, y como tercero que expide las de los clientes. Las fechas de cada cliente son las suyas: los clientes que son sociedades antes del 1 de enero de 2027, y los autónomos antes del 1 de julio de 2027.

El programa tiene que ser multiobligado. Las cuatro exigencias del artículo 2 de la orden son las que hay que comprobar con el fabricante. Y una hoja de cálculo por cliente no es una escapatoria: según la AEAT, pasa a ser un sistema de facturación en cuanto procesa los datos para generar libros registro o contabilidad, y entonces debe cumplir todo lo anterior. La DGT ni siquiera descarta las plantillas que solo suman (consulta V1064-26, sobre un asesor que las entrega a sus clientes): lo detallamos en facturar con Excel, Word o a mano.

Hay que ordenar los papeles. Una representación firmada por cada cliente (anexo II), la vuestra al fabricante del programa si es él quien remite (anexo III), y una serie por cada cliente al que facturáis como tercero.

Y una decisión de fondo que conviene plantear a cada cliente: seguir emitiendo sus facturas desde el despacho o darle un programa propio, o la aplicación de la AEAT, para que las emita él. Con pocas facturas al mes, lo segundo reduce el trabajo del despacho y deja claro quién expide.

El marco general está en la página de Verifactu, los calendarios por tipo de contribuyente en autónomos y sociedades, y el resto de guías en el índice de guías.