Cuántos años hay que guardar las facturas: la fecha exacta según lo que documenta cada una

La respuesta corta, y por qué no es un número

La pregunta suele llegar con un número en la cabeza: cuatro años, cinco, seis. Las tres cifras salen de normas reales, y ninguna es la respuesta completa, porque cada plazo empieza a contar en un sitio distinto.

La propia Agencia Tributaria lo resume así en sus preguntas frecuentes sobre VERI*FACTU: el plazo «depende de la operación de que se trate y las circunstancias que concurran, pudiendo oscilar entre un mínimo de 4 años a partir del plazo de presentación de la declaración o autoliquidación correspondiente […] hasta más de 10 años en algunos casos».

Esta guía pone fechas a esa frase. Toma una factura fechada en 2025 y calcula, norma por norma, hasta cuándo hay que guardarla según lo que documente. El resultado va de abril de 2029 a julio de 2079.

Las cinco normas que fijan el plazo

Norma	Quién	Plazo	Desde cuándo
Ley General Tributaria, arts. 66, 67 y 70.1	Todos	4 años	Día siguiente al fin del plazo de la declaración en la que cuenta la factura
Código de Comercio, art. 30.1	Empresarios mercantiles: sociedades y comerciantes	6 años	Último asiento de los libros
Ley General Tributaria, art. 66 bis.2	Quien tenga pérdidas por compensar o deducciones por aplicar	10 años	Día siguiente al fin del plazo de la declaración del ejercicio en que nacieron
Ley del IVA, art. 165.Uno	Compras de bienes de inversión con IVA sujeto a regularización	Periodo de regularización más 4 años	Año de la compra o de la entrada en funcionamiento
Ley General Tributaria, art. 70.3	Datos de ejercicios prescritos que afectan a ejercicios abiertos (amortizaciones, por ejemplo)	Mientras no prescriba el ejercicio afectado	Fin del plazo de la declaración de ese ejercicio

El Reglamento de facturación no añade un plazo propio: su artículo 19.1 remite al de la Ley General Tributaria y enumera lo que hay que guardar. Las facturas recibidas, las copias de las expedidas, los justificantes contables que sustituyen a una factura y los documentos de importación.

Lo mismo hace el Reglamento del IRPF para los autónomos: conservar los justificantes «durante el plazo máximo de prescripción» (art. 68.1).

El reloj empieza con la declaración, no con la factura

El artículo 67.1 de la Ley General Tributaria es el que más se lee mal. El plazo de cuatro años para comprobar un impuesto empieza «desde el día siguiente a aquel en que finalice el plazo reglamentario para presentar la correspondiente declaración o autoliquidación». No desde la fecha de la factura. Tampoco desde el día en que presentaste la declaración, como dicen algunas guías: si presentaste el IVA el día 5, el plazo no empieza el día 6, sino al acabar el periodo de presentación.

Y una misma factura de gasto suele contar en dos declaraciones distintas:

• en el IVA del trimestre, cuyo plazo acaba el día 20 del mes siguiente al trimestre, o el 30 de enero para el cuarto (art. 71.4 del Reglamento del IVA);
• en el impuesto sobre la renta del año: el IRPF si eres autónomo, el Impuesto sobre Sociedades si es una sociedad. Este último se presenta en los 25 días naturales siguientes a los seis meses posteriores al cierre del ejercicio (art. 124.1 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades). Para un ejercicio igual al año natural, del 1 al 25 de julio.

Manda el que acaba más tarde. Para una factura de gasto de marzo de 2025:

Declaración	Fin del plazo	Prescribe
IVA del primer trimestre de 2025 (modelo 303)	Abril de 2025	Abril de 2029
IRPF de 2025 de un autónomo	30 de junio de 2026 (art. 7 de la Orden HAC/277/2026)	Julio de 2030
Impuesto sobre Sociedades de 2025	25 de julio de 2026	Julio de 2030

Una factura de enero y otra de diciembre del mismo año caducan, a efectos del impuesto sobre la renta, el mismo día. Lo que fija la fecha es el ejercicio, no el día de emisión.

Las interrupciones. El plazo se interrumpe con cualquier actuación de Hacienda notificada al contribuyente para comprobar o liquidar ese impuesto, con los recursos y reclamaciones, y con cualquier actuación del propio contribuyente para liquidarlo, como una declaración complementaria (art. 68.1). Producida la interrupción, «se iniciará de nuevo el cómputo del plazo de prescripción» (art. 68.6). Un requerimiento recibido a mitad de camino te devuelve al principio.

El Código de Comercio: seis años para sociedades y comerciantes

El artículo 30.1 del Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar «los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros». Las facturas son justificantes de los asientos.

Dos matices que cambian la respuesta:

• El punto de partida es el último asiento de los libros, no la factura. Si se toma como último asiento el de cierre del ejercicio, a 31 de diciembre, las facturas de 2025 de una sociedad se guardan hasta el 31 de diciembre de 2031. Esa lectura es la que usamos en los ejemplos; el precepto no dice más.
• No obliga a todos los autónomos. Afecta a los empresarios mercantiles. El Reglamento del IRPF distingue: el autónomo con actividad empresarial en estimación directa normal lleva contabilidad ajustada al Código de Comercio (art. 68.2), pero si la actividad «no tenga carácter mercantil» (art. 68.3), o si es un profesional (art. 68.5), lleva libros registro fiscales. Para un abogado o una arquitecta en estimación directa, el plazo que manda es el fiscal.

El fiscal también llega a terceros. Si guardas documentos que sirven para los impuestos de otros, por ejemplo las facturas que emites a tus clientes, el artículo 70.2 de la Ley General Tributaria aplica el plazo mercantil o el tuyo propio, el que sea mayor.

Cuando la factura sigue viva diez años o más

Pérdidas por compensar y deducciones pendientes

Si un ejercicio cierra con pérdidas, la sociedad las compensa en los años siguientes. Hacienda puede comprobar esas bases negativas durante diez años desde el día siguiente al fin del plazo de la declaración del año en que se generaron (art. 66 bis.2 LGT y art. 26.5 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades). La misma regla vale para las deducciones pendientes de aplicar.

Pérdidas de 2025 en una sociedad con ejercicio natural: la declaración se presenta hasta el 25 de julio de 2026, y la comprobación es posible hasta julio de 2036. Las facturas que forman esas pérdidas tienen que poder enseñarse hasta entonces. Pasados los diez años, la ley pide otra cosa: para seguir compensando hay que acreditar las pérdidas con la autoliquidación y la contabilidad, con el depósito de las cuentas en el Registro Mercantil (art. 26.5 LIS).

Bienes de inversión: la regularización del IVA

El IVA soportado al comprar un bien de inversión no queda cerrado el día que lo deduces. Se regulariza durante los cuatro años naturales siguientes a la compra, o nueve si es un terreno o un edificio (art. 107 de la Ley del IVA). Por eso el artículo 165.Uno de la misma ley obliga a conservar esas facturas «durante el período de regularización correspondiente a dichas cuotas y los cuatro años siguientes».

La AEAT pone el ejemplo de un edificio que empieza a usarse el mismo año de su compra: «debe conservarse durante 14 años: el año de compra, los 9 años siguientes por ser el período de regularización y los 4 siguientes». Para una maquinaria o una furgoneta, la misma cuenta da nueve años.

Amortizaciones: la factura justifica cada año

El artículo 70.3 de la Ley General Tributaria es el que más alarga los plazos: «La obligación de justificar la procedencia de los datos que tengan su origen en operaciones realizadas en períodos impositivos prescritos se mantendrá durante el plazo de prescripción del derecho para determinar las deudas tributarias afectadas por la operación correspondiente».

Traducido: si compraste una furgoneta en 2025 y la amortizas hasta 2031, cada amortización de 2031 sale de aquella factura de compra. El Impuesto sobre Sociedades de 2031 se puede comprobar hasta julio de 2036, y hasta entonces tienes que poder justificar el precio que amortizas.

La tabla del artículo 12.1 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades fija el coeficiente máximo de cada tipo de bien, y con él el plazo mínimo de amortización:

Bien	Coeficiente lineal máximo	Periodo máximo	Amortizando al máximo, en servicio desde enero de 2025
Equipos para procesos de información	25 %	8 años	2025 a 2028
Elementos de transporte externo (furgoneta)	16 %	14 años	2025 a 2031 (seis años al 16 % y un 4 % final)
Mobiliario	10 %	20 años	2025 a 2034
Edificios comerciales, administrativos, de servicios y viviendas	2 %	100 años	2025 a 2074

El último caso es el extremo. Un local comercial amortizado al 2 % anual tarda cincuenta años. La última amortización cae en el ejercicio 2074, su Impuesto sobre Sociedades se presenta en julio de 2075 y prescribe en julio de 2079. Si vendes el local antes, dejas de amortizarlo. En nuestra lectura del artículo 70.3, la factura de compra sigue justificando su coste en el ejercicio de la venta, y la cuenta de cuatro años se hace desde la declaración de ese ejercicio.

Una factura de 2025, ocho fechas

Ejemplo ilustrativo, con los plazos de declaración ya fijados para el ejercicio 2025 y una sociedad cuyo ejercicio coincide con el año natural:

Qué documenta la factura	Plazo que manda	Guárdala hasta
IVA soportado de un gasto del primer trimestre	4 años desde el fin del plazo del modelo 303	Abril de 2029
Gasto de un profesional autónomo en el IRPF	4 años desde el 1 de julio de 2026	Julio de 2030
Gasto de una sociedad en el Impuesto sobre Sociedades	4 años desde el 26 de julio de 2026	Julio de 2030
Cualquier justificante contable de una sociedad	6 años desde el cierre de 2025, en la lectura del art. 30 que usamos	Diciembre de 2031
Gastos de un año con pérdidas por compensar	10 años desde el 26 de julio de 2026	Julio de 2036
Compra de una furgoneta amortizada al 16 %	4 años desde el Impuesto sobre Sociedades de 2031	Julio de 2036
Compra de un local: IVA	9 años de regularización más 4	Diciembre de 2038 (cuenta de la AEAT)
Compra de un local: amortización al 2 %	4 años desde el Impuesto sobre Sociedades de 2074	Julio de 2079

Para las facturas de otros años, la cuenta es la misma: localiza el ejercicio, el fin del plazo de su declaración y suma. Cuando una factura encaja en varias filas, manda la fecha más lejana.

Papel, PDF y XML: en qué formato

El artículo 20 del Reglamento de facturación admite conservar en papel o en formato electrónico, siempre que se garantice «la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad», y el acceso de Hacienda «sin demora». El artículo 8.1, en su redacción vigente, habla de garantizarla «desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación»: un fichero que dentro de diez años no se pueda abrir no cumple.

Factura recibida en papel. Escanearla no te permite tirar el original. Para prescindir del papel hace falta digitalización certificada: un programa homologado por la AEAT que obtenga una imagen fiel, la firme electrónicamente y la guarde en una base de datos con los campos del libro registro (art. 7 de la Orden EHA/962/2007). La AEAT mantiene abierto el procedimiento para homologar ese software. Una foto en el móvil sirve para trabajar; el original se guarda.

Factura electrónica. Se conserva «en el formato original en el que se hayan recibido o remitido», con los datos y la firma que garantizan su autenticidad (art. 21.1). Si te llega una Facturae o un UBL, el fichero XML es la factura; el PDF que imprimes es una representación.

Dónde. Donde quieras, incluida la nube o una gestoría, siempre que Hacienda pueda acceder sin demora (art. 22). Fuera de España, solo por medios electrónicos con acceso en línea y comunicándolo antes a la AEAT. Si guardas las facturas por medios electrónicos, el acceso debe permitir a Hacienda verlas, buscarlas, copiarlas, descargarlas e imprimirlas (arts. 21.2 y 23).

Verifactu y la factura electrónica B2B no cambian los plazos

Registros de facturación de Verifactu. El reglamento pide conservarlos «durante el plazo previsto en la Ley 58/2003» (art. 8.2.c del RD 1007/2023), el mismo que el de las facturas. La AEAT aclara dos cosas en sus preguntas frecuentes. Primero, que el registro y la factura «son productos diferentes» y se conservan por separado. Segundo, que quien use un sistema VERI*FACTU no está obligado a conservar los registros, porque «se han remitido a la Agencia Tributaria y, por tanto, obran en poder de esta»; el reglamento presume que esos sistemas cumplen el artículo 8 «por diseño» (art. 16.2). Las facturas, en cambio, las sigues guardando tú. En la modalidad no verificable, los registros quedan en tu programa o en una exportación: si cambias de programa, sigues respondiendo de ellos.

Las fechas de adaptación a Verifactu, y el aplazamiento que Hacienda ha anunciado sin publicarlo todavía en el BOE, están en el estado actual.

Factura electrónica obligatoria entre empresas. Cuando llegue tu fecha, la solución pública de la AEAT conservará las facturas que pasen por ella «durante el plazo de conservación previsto en la Ley 58/2003 […] sin que en ningún caso pueda superar los 12 años» (disposición adicional 21.ª.5 de la Ley 56/2007). Como destinatario podrás recuperar tus facturas recibidas en cualquier momento (art. 9.3 de la Orden HAC/1028/2026), y las plataformas privadas deberán recuperarlas y ponerlas a tu disposición «a los efectos del cumplimiento de sus obligaciones de conservación» (art. 9.2). La obligación de conservar sigue siendo tuya, y el tope de doce años se queda corto para un local amortizado durante cincuenta. Más en factura electrónica B2B.

Cierre del negocio, gestoría y herederos

• Cese de la actividad. «El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime» del deber de conservar (art. 30.2 del Código de Comercio). Si fallece, la obligación pasa a sus herederos; si la sociedad se disuelve, a los liquidadores. Las obligaciones fiscales siguen mientras no prescriban los ejercicios afectados (art. 70.1 LGT).
• La gestoría las guarda. Está permitido: la conservación «se podrá cumplir materialmente por un tercero», que actúa en tu nombre, pero tú sigues siendo «responsable del cumplimiento» (art. 19.3 del Reglamento de facturación). Si cambias de gestoría, pide las facturas y los registros, no solo las declaraciones. Si además emite tus facturas, mira qué cambia con Verifactu.
• El programa de facturación antiguo. Puedes conservarlo para consultar el histórico, con la condición que pone la AEAT: que ya no pueda emitir facturas. Lo explicamos en qué debe hacer tu programa de facturación.

Lo que cuesta no tenerla

Consecuencia	Norma
Multa del 2 % del importe de las operaciones cuya factura no se conserva; 300 euros por factura si no se conoce el importe	Ley General Tributaria, art. 201.2.b
Multa del 1 % del importe de las operaciones si se incumplen los requisitos de conservación	Art. 201.2.a
Las dos anteriores, incrementadas un 100 % si el incumplimiento es sustancial	Art. 201.5
Sin factura de compra no hay deducción del IVA soportado: hay que estar «en posesión del documento justificativo»	Ley del IVA, art. 97.Uno; qué documento vale, en ticket o factura

La multa de 50.000 euros de Verifactu castiga otra cosa, usar un programa no adaptado. Todas las sanciones de facturación están en la guía de sanciones.

Qué preguntar a tu gestoría

1. ¿En qué ejercicio cuenta cada factura y cuándo termina el plazo de su declaración? Es la fecha de partida, no la de la factura.
2. ¿Hay pérdidas por compensar o deducciones pendientes? Si las hay, las facturas de esos años se guardan diez años.
3. ¿Qué bienes estoy amortizando y hasta qué año? Sus facturas de compra no se archivan como el resto.
4. ¿Algún bien de inversión está en periodo de regularización del IVA?
5. ¿Ha habido algún requerimiento o comprobación? Reinicia el plazo del impuesto afectado.
6. Si escaneáis mis facturas en papel, ¿con digitalización certificada o como simple copia?
7. Las facturas electrónicas que recibo, ¿se guardan en su XML original?
8. Si dejo de trabajar con vosotros, ¿en qué formato me entregáis facturas, registros y libros?

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