Ticket o factura: qué documento necesitas para deducir el IVA y el gasto, con la cena y los regalos de Navidad como ejemplo

La respuesta corta

Dos impuestos, dos reglas distintas.

• El IVA solo se deduce con el documento: la factura original, en tu poder y con la cuota escrita aparte (artículo 97 de la Ley del IVA). Un ticket normal no vale. El mismo ticket con tu NIF, tu domicilio y la cuota desglosada, sí (artículo 7.2 del Reglamento de facturación).
• El gasto en el IRPF o en el Impuesto sobre Sociedades se justifica «de forma prioritaria» con la factura, pero se puede probar con otros medios (artículo 106.4 de la Ley General Tributaria). Con un ticket normal no pierdes el gasto, pierdes comodidad: tendrás que demostrar que la compra era del negocio.

Y una tercera regla, que pesa en diciembre: hay compras cuyo IVA no se deduce nunca, por perfecta que sea la factura. Las atenciones a clientes y a la plantilla, los alimentos y bebidas que no revendes y los espectáculos (artículo 96 de la Ley del IVA).

Qué es un ticket, en términos legales

El ticket es una factura simplificada. El Reglamento de facturación permite expedirla cuando el importe no pasa de 400 euros, IVA incluido, y hasta 3.000 euros en ventas al por menor, hostelería y restauración, transporte de personas, peluquería, aparcamiento, tintorería y otras actividades que lista (artículo 4). Por encima de esas cifras el vendedor tiene que hacer factura completa.

Lo que lleva un ticket normal (artículo 7.1): número, fecha, NIF y nombre del vendedor, qué has comprado, el tipo de IVA y el total. El ticket anotado, visto desde la caja del vendedor, está en requisitos del ticket. No lleva ni tu nombre ni la cuota de IVA separada. Basta con poner «IVA incluido».

Por eso no sirve para deducir. La Ley del IVA exige estar «en posesión del documento justificativo» (artículo 97.Uno) y prohíbe deducir más de la «cuota tributaria expresa y separadamente consignada» (artículo 97.Tres). Si el ticket no separa la cuota, no hay nada que deducir. Y el reglamento solo considera factura, a efectos del artículo 97, la que reúne los requisitos del artículo 6 (artículo 6.4) o la simplificada con los datos del artículo 7.2.

El ticket con tu NIF: cómo pedirlo

El artículo 7.2 es una obligación del vendedor, no un favor. Cuando el destinatario es un empresario o profesional «y así lo exija», el que expide la factura simplificada «deberá hacer constar» además:

1. el NIF y el domicilio del destinatario, y
2. la cuota de IVA, por separado.

Eso se llama factura simplificada cualificada (ver el glosario). Hay tres momentos para conseguirla:

Momento	Qué pides	Norma
Al pagar	Que añadan tu NIF y tu domicilio al ticket	Reglamento de facturación, art. 7.2
Después, con el ticket en la mano	Una factura en sustitución o canje del ticket. No cuenta como rectificativa	Reglamento de facturación, art. 15.6
Compras de más de 400 € (o de 3.000 € en los sectores del art. 4.2)	Factura completa, que el vendedor está obligado a expedir	Reglamento de facturación, arts. 4 y 6

El canje exige que conserves el ticket, porque la factura nueva lo sustituye. No es lo mismo que una factura recapitulativa, que agrupa operaciones del mes todavía sin facturar. Y el IVA lo deduces en la declaración del periodo en que recibes el documento válido o en las siguientes, dentro de los cuatro años desde que nace el derecho (artículo 99.Tres y Cuatro de la Ley del IVA): pedir el canje en enero de una compra de diciembre lleva la deducción al trimestre siguiente.

Un detalle que importa desde ya. El ticket cualificado es el único ticket que entrará en la factura electrónica obligatoria entre empresas: el artículo 8 bis.1 del Reglamento de facturación excluye las simplificadas, «salvo las referidas en el artículo 7.2». Cuando le llegue la obligación al vendedor (el 6 de octubre de 2027 si factura más de 8 millones de euros, el 6 de octubre de 2028 si no), el ticket con tu NIF te llegará como factura electrónica. El calendario está en factura electrónica B2B y el lado del que vende, en hostelería y comercio.

El gasto: el ticket vale, pero no solo

La Ley General Tributaria pide justificar los gastos de una actividad «de forma prioritaria, mediante la factura entregada por el empresario o profesional», y añade que la factura «no constituye un medio de prueba privilegiado» (artículo 106.4). Es decir: es la prueba preferente, no la única.

La Dirección General de Tributos lo explica así en la consulta V2119-20, sobre comidas de trabajo con clientes: la justificación del gasto «es una cuestión de hecho que deberá acreditarse por cualquier medio admitido en Derecho», con libre valoración de la prueba, y quien deduce el gasto tiene que probarlo (artículo 105.1 de la misma ley). Para el IVA, en cambio, la misma consulta pide la factura del proveedor con la sociedad como destinataria.

Qué añade valor a un ticket sin tus datos como prueba del gasto:

• el cargo en la tarjeta o en la cuenta del negocio,
• la anotación del motivo (cliente, obra, viaje) en tu contabilidad o en el propio ticket,
• la relación del gasto con un ingreso concreto.

Las compras cuyo IVA no se deduce nunca

El artículo 96.Uno de la Ley del IVA excluye la deducción, «en ninguna proporción», de estas compras, tengas la factura que tengas:

Compra	Número del art. 96.Uno	Excepción
Joyas y objetos de oro o platino	1.º	Bienes de uso exclusivamente industrial o comercial, o que revendes (art. 96.Dos)
Alimentos, bebidas y tabaco	3.º	Los que revendes o transformas para vender, como un restaurante con sus ingredientes (art. 96.Dos.2.º; consulta V2295-24)
Espectáculos y servicios recreativos	4.º	Los que prestas tú como actividad (art. 96.Dos.3.º)
Atenciones a clientes, a la plantilla o a terceros	5.º	Muestras gratuitas y objetos publicitarios de escaso valor
Viajes, hostelería y restauración	6.º	Se deducen si el gasto es deducible en el IRPF o en el Impuesto sobre Sociedades

El IVA que no se puede deducir no se pierde del todo: pasa a ser más coste de la compra (norma 12.ª de registro y valoración del Plan General de Contabilidad) y sigue la suerte del gasto en el IRPF o en Sociedades.

Navidad, compra por compra

Aquí se cruzan las tres reglas. Esto dicen la ley y la DGT de lo que más se compra en diciembre:

La cena de Navidad de la plantilla. En la consulta V3818-15, una sociedad que celebra cada año una cena de Navidad con sus empleados, con sorteo de regalos, preguntó si podía deducir el IVA. La DGT respondió que no, «en ninguna medida»: los regalos son atenciones a asalariados (artículo 96.Uno.5.º) y la cena no son «servicios de hostelería prestados a consecuencia de un desplazamiento o viaje» del personal, el único caso en que la DGT admite deducir por el número 6.º la restauración de la plantilla. En el Impuesto sobre Sociedades la cena sí es gasto: la ley excluye de las liberalidades no deducibles los gastos que «con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa» (artículo 15.e).

La comida de trabajo con clientes. Aquí la DGT es más abierta. En la consulta V2119-20 admitió deducir el IVA de los gastos de hostelería y restauración con clientes cuando el gasto sea deducible en Sociedades, siempre con factura conforme a los artículos 6 o 7 del Reglamento de facturación. En Sociedades, las atenciones a clientes y proveedores son gasto con un tope: el 1 % del importe neto de la cifra de negocios del ejercicio (artículo 15.e).

Las cestas y los regalos a clientes. El IVA no se deduce por partida doble: son atenciones a clientes (número 5.º) y, si llevan comida o bebida, alimentos (número 3.º). En Sociedades entran en el mismo tope del 1 %.

Los objetos con tu marca. Calendarios, agendas, bolígrafos con el logotipo grabado de forma indeleble y sin valor comercial propio son objetos publicitarios. Su entrega no tributa y su IVA se deduce mientras no pases de 200 euros por destinatario en el año natural (artículos 7.4 y 96.Uno.5.º.a). Por encima de esa cifra, la entrega queda sujeta al IVA.

La comida del autónomo cuando trabaja fuera. Es un caso aparte, con una cadena que se rompe en el primer eslabón. El IRPF la admite como gasto si es en un restaurante, se paga con medio electrónico y no pasa de los importes de las dietas (artículo 30.2.5.ª.c de la Ley del IRPF): 26,67 euros al día en España sin pernoctar y 53,34 euros si pernoctas fuera (artículo 9.A.3 del Reglamento del IRPF). Y el IVA de esa comida solo se deduce si el gasto es deducible en el IRPF (artículo 96.Uno.6.º de la Ley del IVA), como recuerda la consulta V1290-19. Pagar en efectivo te quita el gasto, y con él el IVA.

Ejemplo con cifras

Una sociedad limitada con 600.000 euros de cifra de negocios hace estas compras en diciembre. Su tope para atenciones a clientes en Sociedades es el 1 %: 6.000 euros.

Compra	Base	IVA	Documento	IVA deducible	Gasto en Sociedades
Cena de Navidad de 12 personas de la plantilla (10 %)	600,00 €	60,00 €	Factura completa a nombre de la sociedad	0 € (V3818-15)	660,00 €, usos y costumbres
Comida de trabajo con tres clientes (10 %)	200,00 €	20,00 €	Ticket con NIF y domicilio de la sociedad	20,00 € (V2119-20)	200,00 €, dentro del 1 %
20 cestas de turrones y embutidos para clientes, a 50 € (10 %)	1.000,00 €	100,00 €	Factura completa	0 € (art. 96.Uno.3.º y 5.º)	1.100,00 €, dentro del 1 %
30 calendarios con el logotipo, a 6 € (21 %)	180,00 €	37,80 €	Factura completa	37,80 € (art. 96.Uno.5.º.a)	180,00 €, promoción
Total	1.980,00 €	217,80 €		57,80 €

Los tipos son los de la Ley del IVA: el 10 % para la restauración y para los alimentos que no están en el 4 % (artículo 91.Uno), y el 21 % general para los calendarios. Los 160 euros de IVA no deducible se suman al coste de la cena y de las cestas. Las atenciones a clientes suman 1.300 euros, lejos del tope de 6.000.

El coste del ticket equivocado. Si la comida con clientes se paga con un ticket normal, la sociedad pierde los 20 euros de IVA, que pasan a ser gasto, y tendrá que justificar el gasto con el cargo en su tarjeta y la anotación de con quién comió. Veinte euros en una comida no son nada. Veinte comidas al año con un comercial que nunca pide el ticket con NIF son 400 euros de IVA.

Lo que no está claro

• La cena de Navidad y los tribunales. El criterio vinculante de la DGT es el de la V3818-15, y las contestaciones a consultas vinculan a los órganos de la Administración tributaria (artículo 89.1 de la Ley General Tributaria). Algunas webs citan resoluciones de tribunales económico-administrativos regionales que admitirían la deducción por la vía de los usos y costumbres, sin enlazar su texto en una fuente oficial. Si decides deducir ese IVA, hazlo sabiendo que vas contra el criterio publicado.
• La frontera entre atención a clientes y promoción. La ley separa los dos conceptos (artículo 15.e de la Ley del Impuesto sobre Sociedades) pero no los define. Un regalo con tu marca puede ser una cosa o la otra según su valor y su finalidad, y es cuestión de prueba.
• El IRPF de la plantilla. Las cestas y los regalos a los empleados pueden ser para ellos retribución en especie. Eso afecta a su nómina, no a tu factura, y queda fuera de esta guía.

Qué hacer antes de las compras de Navidad

1. Pide el ticket con NIF y domicilio en toda comida de trabajo y en toda compra del negocio por debajo de 400 euros. Si te lo dan sin tus datos, pide el canje.
2. Paga con la tarjeta o la cuenta del negocio. Para el autónomo, en restaurantes es condición del IRPF. Para todos, es la mejor prueba del gasto.
3. Separa en la contabilidad la cena de la plantilla, las atenciones a clientes y los objetos publicitarios. Cada uno tiene una regla de IVA distinta y solo las atenciones a clientes cuentan para el 1 %.
4. No deduzcas el IVA de la cena de la plantilla, de las cestas ni de los regalos a clientes, aunque la factura esté perfecta.
5. Guarda los tickets y facturas el tiempo que manda la ley, que no es siempre cuatro años: cuántos años guardar las facturas. Si el ticket lleva QR, puedes comprobarlo en la AEAT.