Requisitos de una factura: qué datos debe llevar por ley, qué cambia según el cliente y plantilla en Word

La plantilla, para descargar: plantilla de factura en Word (.docx), con cada casilla obligatoria marcada con su artículo y un bloque de menciones para dejar solo la que te toque. Debajo está la lista de datos dato a dato, una factura anotada, qué cambia según quién sea tu cliente y los errores que cuestan dinero.

Esta guía cubre la factura completa (la «ordinaria»). Si lo que das es un ticket de caja, sus requisitos son menos y están en requisitos del ticket.

Los datos obligatorios, uno a uno

El artículo 6.1 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) enumera lo que debe llevar «toda factura y sus copias». La lista es cerrada en un sentido: si están todos, la factura vale para deducir el IVA (artículo 6.4). Puedes añadir lo que quieras encima.

Dato	Qué poner	Artículo	Error típico
Número y serie	Número correlativo dentro de cada serie	6.1.a	Saltos o números repetidos; rectificativas mezcladas con las normales
Fecha de expedición	El día en que emites la factura	6.1.b	Poner la de la operación cuando son distintas y no indicar la otra
Nombre de quien expide y del cliente	Nombre y apellidos, o razón o denominación social completa	6.1.c	Poner solo el nombre comercial
NIF	El tuyo, siempre; el del cliente en los casos del art. 6.1.d (en España, casi siempre)	6.1.d	Factura completa a un particular sin su NIF
Domicilio	El tuyo y el del cliente	6.1.e	Omitir el del cliente empresa (el del particular no es obligatorio, según la AEAT)
Descripción	Qué vendes, cantidad, precio unitario sin IVA y descuentos	6.1.f	«Servicios varios» o un importe global sin precio unitario
Tipo de IVA	El tipo aplicado a cada operación	6.1.g	Un solo tipo para líneas al 21 % y al 10 %
Cuota de IVA	En euros y por separado	6.1.h	IVA «incluido» sin desglosar en una factura completa
Fecha de la operación	Solo si es distinta de la de expedición, o la del anticipo	6.1.i	Facturar en enero un trabajo de diciembre sin decirlo
Mención especial	La frase de la exención o del régimen que aplicas	6.1.j a p	Factura sin IVA sin decir por qué

Tres detalles que se saltan muchas plantillas que circulan por internet:

• El precio unitario sin impuesto. La letra f) no se conforma con el importe total: pide «el precio unitario sin Impuesto», y cualquier descuento o rebaja que no esté ya dentro de ese precio. Si facturas horas, el precio por hora; si facturas un proyecto cerrado, una unidad y su precio.
• La base por cada tipo. Si en la misma factura hay operaciones a tipos distintos, o exentas y no exentas, la base de cada grupo va por separado (artículo 6.2).
• Las series. Puedes usar varias (por establecimiento, por tipo de operación), pero algunas son obligatorias aparte: las rectificativas y las que expide tu cliente en tu nombre, entre otras (artículo 6.1.a). Y las facturas completas y los tickets del mismo año natural tampoco pueden compartir serie (artículo 7.1.a). Qué pasa con la numeración al cambiar de año lo explica numeración de facturas en 2027.

Una factura anotada

Un diseñador autónomo factura a una sociedad un logotipo y cuatro piezas para redes sociales. Base de 1.000 euros, IVA al 21 %, total de 1.210 euros. Como el cliente es una empresa y el diseñador ejerce una actividad profesional, la sociedad le retiene el 15 % del IRPF: paga 1.060 euros.

1. Número. «2026-0042» es la serie del año y el número dentro de ella. La norma no impone formato; sí que no haya huecos ni repeticiones dentro de cada serie.
2. Fecha. Si el trabajo se terminó el 10 de noviembre y la factura es del 20, añade «Fecha de la operación: 10/11/2026». Con un cliente empresa el margen llega hasta el día 15 del mes siguiente.
3. Nombres completos. El del autónomo con sus dos apellidos; el de la sociedad con «S.L.».
4. NIF. El del autónomo y el de la sociedad. El del cliente es obligatorio porque la operación se hace en España y el emisor está establecido aquí (caso 3.º del artículo 6.1.d).
5. Domicilios. Los dos.
6. Descripción con precio unitario. «Piezas redes, 4 × 50,00» cumple; «Trabajos de diseño noviembre, 1.000,00» no dice el precio unitario.
7. Base imponible. 1.000 euros. Con una sola línea de IVA basta una base; con dos tipos, dos bases.
8. Tipo y cuota. 21 % y 210 euros, en euros aunque factures a un cliente que te paga en dólares (artículo 12.1).
9. Mención. No hace falta ninguna: es una operación normal con IVA.

Las dos últimas líneas, la retención y el total a pagar, son las que todo el mundo espera ver en la factura de un profesional, pero no son requisitos del artículo 6. La Dirección General de Tributos lo dijo en la consulta vinculante V2609-23: la constancia de la retención «no es uno de los requisitos que debe reunir la factura, pero tampoco existe impedimento alguno para su inclusión». Quien retiene es el cliente. Cuándo se retiene, qué porcentaje y cómo se calcula está en la guía de la retención de IRPF en la factura.

Lo que no es obligatorio

Nada de lo siguiente está en el artículo 6, así que su ausencia no invalida la factura:

• La firma o el sello. El manual de IVA de la AEAT lo dice tal cual: «No es requisito indispensable la firma del expedidor».
• El logotipo y el nombre comercial. Pueden ir, pero no sustituyen al nombre o la razón social.
• La forma de pago, el IBAN y el vencimiento. Útiles para cobrar; no son contenido fiscal. Los plazos máximos de pago entre empresas los fija otra ley, la 3/2004.
• La retención de IRPF, como se ha visto.
• El idioma castellano. Puedes facturar en cualquier lengua; si la factura corresponde a una operación en España, Hacienda puede pedirte una traducción (artículo 12.2).

Qué cambia según quién sea tu cliente

La misma lista de datos se adapta según el cliente y la operación. Lo que cambia es el NIF del cliente, su domicilio, el IVA y la frase que hay que añadir.

Cliente u operación	NIF del cliente	Domicilio del cliente	IVA en la factura	Mención obligatoria	¿Retención?
Particular en España	Sí, en factura completa (6.1.d.3.º)	No obligatorio (manual de IVA de la AEAT)	Sí	Ninguna	No: un particular no retiene
Empresa o autónomo en España	Sí	Sí	Sí	Ninguna	Si eres profesional, normalmente sí
Obra de construcción o rehabilitación para un promotor o contratista (art. 84.Uno.2.º.f de la Ley del IVA)	Sí (6.1.d.2.º)	Sí	No: lo declara el cliente	«Inversión del sujeto pasivo» (6.1.m)	Según la actividad
Venta de bienes a una empresa de otro país de la UE que se transportan allí (art. 25 de la Ley del IVA)	Sí, su NIF-IVA (6.1.d.1.º)	Sí	No: exenta	Referencia a la exención, p. ej. «Exenta, art. 25 Ley 37/1992» (6.1.j)	No
Operación exenta del art. 20 (formación reglada, sanidad, alquiler de vivienda…)	Según el cliente	Según el cliente	No	Referencia a la exención (6.1.j)	Según la operación
Vendes con el criterio de caja	Según el cliente	Según el cliente	Sí	«Régimen especial del criterio de caja» (6.1.p)	Según la actividad

La mención de la inversión del sujeto pasivo es literalmente «inversión del sujeto pasivo». Muchas plantillas añaden «conforme al artículo 84.Uno.2.º de la Ley 37/1992»: no sobra, pero el artículo 6.1.m solo exige esas cuatro palabras. En las exenciones, en cambio, basta con citar el artículo de la Ley del IVA o de la Directiva o con indicar que la operación está exenta (artículo 6.1.j); citar el artículo concreto ahorra preguntas.

Las exportaciones fuera de la UE y los servicios a empresas de otros países tienen sus propias reglas (artículos 21 y 69 de la Ley del IVA) y no se tratan en esta guía.

Cuándo hay que emitirla, y cuándo basta un ticket

Hay que expedir factura por todas las ventas y servicios de tu actividad, también las exentas y las no sujetas, salvo las excepciones del artículo 3 (por ejemplo, ciertas exentas del artículo 20, o las actividades en recargo de equivalencia o en módulos cuando el cliente no es empresario). Si el cliente es una empresa o un profesional, la factura es obligatoria siempre (artículo 2.2.a).

Situación	Plazo para expedirla	Artículo
Cliente particular	En el momento de la operación	11.1
Cliente empresario o profesional	Antes del día 16 del mes siguiente al devengo del IVA	11.1, segundo párrafo
Varias operaciones del mismo mes al mismo cliente (factura recapitulativa)	El último día del mes, o antes del día 16 del mes siguiente si es empresario	13
Cobras un anticipo antes de entregar o prestar el servicio	Factura por el anticipo, con la fecha del cobro si es distinta de la de expedición	2.1, segundo párrafo, y 6.1.i

Un servicio terminado el 30 de noviembre para una empresa puede facturarse hasta el 15 de diciembre; la fecha de la operación, la del 30. Lo que pasa con las facturas de diciembre que se emiten en enero está en facturas de diciembre emitidas en enero.

¿Ticket o factura completa? Puedes dar factura simplificada hasta 400 euros, IVA incluido, en cualquier actividad, y hasta 3.000 euros en comercio minorista, hostelería y las demás actividades del artículo 4.2. Nunca en entregas intracomunitarias. Si el cliente es una empresa y te pide sus datos en el ticket, el ticket tiene que llevarlos, con la cuota desglosada.

Original, copia y duplicado

Solo se expide un original de cada factura, y tú te quedas una copia (artículos 2 y 14). Un duplicado solo cabe en dos casos: cuando una misma operación tiene varios destinatarios, con la parte de base y cuota de cada uno, o cuando el original se pierde. Debe llevar la palabra «duplicado». Volver a imprimir una factura para enviarla otra vez no es un duplicado: es la misma factura.

Errores que cuestan dinero

Al cliente le cuesta la deducción. Solo deduce el IVA quien tiene la factura original con los requisitos del Reglamento (artículo 97.Uno de la Ley del IVA). Una factura sin el NIF del cliente o sin la cuota desglosada le da a la Agencia Tributaria un motivo para rechazar ese IVA en una comprobación. Para el que recibe la factura, el detalle está en ticket o factura: qué necesitas para deducir el IVA.

A ti te puede costar una multa. El artículo 201 de la Ley General Tributaria gradúa la sanción así:

Incumplimiento	Calificación	Multa
Facturas sin los requisitos de la norma (datos que faltan o mal puestos, rectificar o remitir mal)	Grave	1 % del importe de las operaciones afectadas
No expedir o no conservar facturas	Grave	2 % del importe de las operaciones; 300 € por operación si no se conoce el importe
Facturas con datos falsos o falseados	Muy grave	75 % del importe de las operaciones

Si el incumplimiento es sustancial, la multa sube un 100 % (artículo 201.5). Un ejemplo: 60.000 euros de operaciones de un año facturadas sin el NIF del cliente son 600 euros de multa; 1.200 si Hacienda lo considera sustancial.

Se arregla con una rectificativa. Si te falta un dato o el IVA está mal, expides una factura rectificativa en su propia serie, que identifica la factura que corrige (artículo 15). No se tacha ni se rehace la original. Con un programa de facturación sujeto a Verifactu, además, la corrección deja rastro en la cadena de registros: está explicado en rectificar o anular una factura con Verifactu.

Lo que añaden Verifactu y la factura electrónica

La lista del artículo 6.1 no cambia con Verifactu. Lo que cambia es el artículo 6.5: cuando la factura la expide un sistema informático de facturación sujeto al reglamento de Verifactu, lleva además un código QR y, si el sistema envía todos los registros a la AEAT, la frase «VERI*FACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT». Las fechas que fija hoy el BOE son antes del 1 de enero de 2027 para las sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para autónomos y demás obligados (disposición final 4.ª del RD 1007/2023). El Ministerio de Hacienda anunció el 5 de octubre de 2026 que las retrasará a octubre de 2028; a 1 de noviembre de 2026 no hay norma en el BOE que lo haga. El seguimiento está en normativa de Verifactu.

¿Y si haces la factura con una plantilla como la de esta guía? La AEAT considera que una hoja o un documento que solo se usa para escribir, imprimir y guardar la factura no es un sistema informático de facturación. Si calcula, numera o lleva un registro, la respuesta cambia; las consultas de la DGT y una prueba de cinco preguntas están en facturar con Excel, Word o a mano.

La factura electrónica entre empresas no añade datos al artículo 6, pero sí formato: será obligatoria desde el 6 de octubre de 2027 para quien supere 8 millones de euros de volumen de operaciones y desde el 6 de octubre de 2028 para el resto, autónomos incluidos, según el calendario de la AEAT tras la Orden HAC/1028/2026. A partir de tu fecha, la factura a una empresa o profesional español tendrá que ser un fichero estructurado, no un PDF hecho con una plantilla. Los detalles, en factura electrónica B2B.

Antes de enviar la factura: lista de comprobación

1. ¿El número sigue al anterior de la misma serie, sin huecos?
2. ¿Va en la serie que le toca (normal, rectificativa, la que use cada establecimiento)?
3. ¿Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación?
4. ¿Tu nombre y apellidos o razón social completa, tu NIF y tu domicilio?
5. ¿Nombre o razón social, NIF y domicilio del cliente (el domicilio del particular es opcional)?
6. ¿Cada línea dice qué es, cuántas unidades y a qué precio unitario sin IVA? ¿Los descuentos están a la vista?
7. ¿Una base por cada tipo de IVA, el tipo y la cuota en euros?
8. ¿Lleva la mención que corresponde si no hay IVA o si aplicas un régimen especial?
9. ¿Si el cliente es una empresa, sale antes del día 16 del mes siguiente?
10. ¿Guardas tu copia? Cuánto tiempo, según cada caso, está en cuántos años guardar las facturas.

La plantilla en Word sigue este mismo orden.