Comunicar a la AEAT el pago de cada factura recibida: quién, desde cuándo y con qué datos

Dos avisos distintos para cada factura que recibes

La factura electrónica obligatoria entre empresas nació en una ley contra la morosidad, la Ley 18/2022. Por eso no se queda en el formato del fichero: obliga a decir qué pasa después con cada factura. El artículo 2 bis.1 de la Ley 56/2007 lo dice en una frase: «El destinatario y el emisor de las facturas electrónicas deberán proporcionar información sobre los estados de la factura».

El RD 238/2026 lo divide en dos comunicaciones que conviene no mezclar, porque van a sitios distintos.

	Al proveedor (art. 10)	A la solución pública de la AEAT (art. 12)
Quién la hace	El destinatario de la factura	El destinatario de la factura
Qué es obligatorio	Aceptación o rechazo comercial y su fecha; pago efectivo completo y su fecha	Pago efectivo completo o rechazo; fecha efectiva de pago; fecha de vencimiento del plazo de pago
Qué es voluntario	Aceptación o rechazo parcial, pago parcial con importe y fecha, cesión de la factura a un tercero	Fecha de recepción de las mercancías o servicios; fecha de recepción de la factura
Plazo	Cuatro días naturales sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales	El mismo
Por dónde	Plataforma privada de intercambio	Servicio web o formulario de la solución pública

La comunicación a la AEAT es obligatoria siempre, «independientemente de si se ha utilizado la solución pública de facturación electrónica o una plataforma privada» y aunque ya hayas enviado los estados al proveedor por la plataforma (artículo 12.1). Si no rechazas la factura ni llega después una rectificativa, se presume aceptada.

El resto de esta guía se ocupa de la segunda columna, la que regula la Orden HAC/1028/2026. Lo demás de la obligación está en factura electrónica B2B.

Desde cuándo: las fechas ya son firmes

La Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, se publicó en el BOE n.º 247, de 5 de octubre de 2026, y entró en vigor al día siguiente. Su disposición final única da inicio al cómputo de los plazos de la disposición final cuarta y de las disposiciones transitorias del RD 238/2026. La AEAT ha publicado el calendario resultante:

Quién recibe la factura	Emitir y recibir factura electrónica	Comunicar estados y pagos
Empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros el año natural anterior	6 de octubre de 2027	6 de octubre de 2027
Resto de personas jurídicas y entidades	6 de octubre de 2028	6 de octubre de 2028
Personas físicas y entidades en atribución de rentas del IRPF con 8 millones o menos	6 de octubre de 2028	6 de octubre de 2029

El volumen de operaciones se calcula según el artículo 121 de la Ley del IVA.

Tres consecuencias prácticas:

• Una SL pequeña no tiene año de gracia. El aplazamiento de la disposición transitoria tercera es solo para personas físicas y entidades en atribución de rentas, como las comunidades de bienes. Una sociedad limitada con 300.000 euros de ventas comunica pagos desde el 6 de octubre de 2028.
• Para el autónomo, entre el 6 de octubre de 2028 y el 6 de octubre de 2029 informar es voluntario. Lo dice la propia disposición transitoria tercera: «Hasta dicha fecha, el suministro de información sobre los estados de factura revestirá carácter voluntario».
• La obligación sigue a quien recibe, no a quien emite. La fecha que cuenta es la del destinatario de la factura. La norma habla de las «facturas electrónicas» recibidas, así que el alcance real del primer año depende de cuántas facturas electrónicas lleguen ya a cada empresa; la AEAT no ha publicado todavía criterios sobre los casos mixtos.

La solución pública debe estar disponible al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva (disposición adicional segunda de la orden), es decir, dos meses antes del 6 de octubre de 2027.

Qué fecha es la «fecha efectiva de pago»

Es el dato central y el preámbulo del RD 238/2026 lo acota: la referencia es «el momento en que el proveedor cobra por los bienes o servicios».

Forma de pago	Fecha que se comunica
Efectivo	La fecha en que se produce el pago
Transferencia bancaria	La fecha de adeudo en la cuenta del ordenante
Compensación de deudas	La fecha en que se acuerda la compensación que sustituye al pago monetario
Financiación puesta a disposición del proveedor para adelantar el cobro	No cuenta: la fecha de pago es cuando el proveedor cobra efectivamente

La última fila es la que más cambia las costumbres. El preámbulo lo dice sin rodeos: «La mera puesta a disposición del proveedor de un mecanismo financiero para adelantar el cobro de la factura no computará, por tanto, como fecha de pago».

Dos casos con regla propia:

• Retención de garantía en obra. Si el promotor retiene el 5 % de la ejecución material durante un año, como permite el artículo 19.1.a) de la Ley de Ordenación de la Edificación, el plazo de pago se entiende terminado con el pago completo de lo adeudado excluida esa retención (disposición adicional sexta del RD 238/2026).
• Documentos de cargo o abono autorizados. Quien tenga autorización de la AEAT o de una Hacienda Foral para corregir las facturas de sus proveedores con documentos de cargo o abono informa del pago sobre la factura inicial corregida, y no informa de la rectificativa que emita el proveedor (artículo 12.5).

El plazo de cuatro días, contado sobre el calendario

El artículo 12.3 da «un plazo máximo de 4 días naturales desde dicha fecha efectiva del pago, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales».

Dos precisiones que se desprenden del texto:

• Solo se descuentan los festivos nacionales. Un festivo autonómico o local no alarga el plazo. El artículo 37.2 del Estatuto de los Trabajadores fija como fiestas de ámbito nacional, en todo caso, Navidad, Año Nuevo, el 1 de mayo y el 12 de octubre; el resto sale del calendario laboral que se publica cada año en el BOE.
• La norma no aclara si el día del pago cuenta como primero. A 13 de octubre de 2026 la AEAT no ha publicado criterio. Hasta que lo haga, lo prudente es contar el día del pago.

Ejemplo ilustrativo. Una empresa de la primera fase paga por transferencia una factura electrónica y el adeudo en su cuenta se produce el viernes 8 de octubre de 2027.

Día	¿Cuenta?	Si el día del pago es el día 1	Si se empieza a contar al día siguiente
Viernes 8 de octubre	Sí	1	(día del pago)
Sábado 9 y domingo 10	No
Lunes 11	Sí	2	1
Martes 12, Fiesta Nacional	No
Miércoles 13	Sí	3	2
Jueves 14	Sí	4	3
Viernes 15	Sí		4

Con el cómputo prudente, la comunicación debe estar enviada el jueves 14 de octubre de 2027; con el otro, el viernes 15. En la práctica, quien concilia el banco una vez al mes no llega: el dato tiene que salir de la tesorería en la misma semana del pago.

Si falla la AEAT. Cuando la solución pública no pueda usarse durante más de veinticuatro horas por razones técnicas imputables a ella, la información puede remitirse en los cuatro días hábiles siguientes a la subsanación de la incidencia (artículo 8.4 de la orden).

Qué datos lleva el mensaje de pago

El anexo II de la Orden HAC/1028/2026 define el mensaje campo por campo. Técnicamente es un documento «Application Response» de UBL con el código de respuesta PAYMENT.

Campo	¿Obligatorio?	Qué es
Fecha de efecto	Sí	«Fecha de expedición del pago o situación del pago», en palabras del anexo
Fecha de vencimiento del plazo de pago	Sí	Calculada según el artículo 4 de la Ley 3/2004 o la normativa específica aplicable
Fecha de recepción de las mercancías o de los servicios	No	Se informa si es relevante para calcular el plazo según la Ley 3/2004
Fecha de recepción de la factura	No	Igual que la anterior
Indicador de factura rectificada	No	Avisa de que la factura fue rectificada y el pago no tiene por qué coincidir con el importe original
Indicador de factura rectificativa sin pago asociado	No	Para rectificativas negativas
Número de la factura (serie y número)	Sí	Identifica la factura sobre la que se informa
Fecha de expedición de la factura	Sí
NIF del emisor	Sí
Nombre o razón social del emisor	Sí

Lo que el mensaje no lleva también dice mucho: no hay campo de importe. Se comunica un hecho, que la factura está pagada por completo, y dos fechas. Por eso los pagos a plazos no generan una comunicación obligatoria hasta el último.

NIF del emisor, serie y número y fecha de expedición son, además, las piezas del código único de cada factura (artículo 6 de la orden). Sin esos tres datos bien guardados en tu registro de facturas recibidas no podrás identificar la factura ante la solución pública.

Los otros mensajes del anexo II

Código	Quién lo envía	Para qué
PAYMENT / CANCELPAYMENT	Destinatario	Alta y baja de la comunicación de pago
REJECTION / CANCELREJECTION	Destinatario	Alta y baja del rechazo. Lleva fecha y motivo
SETTLEMENT / CANCELSETTLEMENT	Emisor (voluntario)	Alta y baja del cobro. Incluye un indicador de si el cobro llegó por un mecanismo de financiación concertado por el emisor
DEFAULT / CANCELDEFAULT	Emisor (voluntario)	Alta y baja del impago

El rechazo solo admite dos motivos (lista L1 del anexo): 01, rechazo comercial, y 02, rechazo por ser un consumo particular o no estar afectado a la actividad. El segundo sirve para la factura que alguien ha emitido a tu NIF de empresario por una compra que era personal.

Los mensajes de baja existen porque una comunicación errónea no se borra: se anula, «quedando en todo caso trazabilidad de la citada anulación» (artículo 8.5).

Cómo se calcula la fecha de vencimiento que hay que declarar

La fecha de vencimiento es obligatoria en el mensaje y no la inventa quien paga: sale del artículo 4 de la Ley 3/2004, al que remite el artículo 15 del RD 238/2026.

Situación	Plazo de pago
El contrato no fija plazo	30 días naturales desde la recepción de las mercancías o la prestación del servicio, aunque la factura haya llegado antes
El contrato fija un plazo	El pactado, con un máximo de 60 días naturales; la recepción de la factura electrónica inicia el cómputo
Hay procedimiento de aceptación o comprobación	La comprobación no puede durar más de 30 días naturales desde la recepción; el pago, 30 días después de la aceptación
Factura resumen o agrupación de facturas (periodo máximo de 15 días)	El cómputo empieza a mitad del periodo y el plazo no puede superar 60 días naturales desde esa fecha

Si no comunicas ni la fecha de recepción de la mercancía ni la de la factura, la AEAT tomará como inicio del plazo la fecha de expedición de la factura, pero solo «a los solos y exclusivos efectos de análisis y seguimiento estadísticos» (disposición adicional séptima del RD 238/2026). Lo mismo ocurre si la factura no indica la fecha de la operación (artículo 15). Cuando la mercancía llega días después de la factura, informar la fecha de recepción evita que tu plazo de pago salga en la estadística más largo de lo que fue.

Cuándo no hace falta un mensaje aparte

• Pago al contado o anticipado que ya consta en la factura. El anexo I de la orden incluye un campo propio, «fecha efectiva de pago», que el emisor puede rellenar cuando la factura se ha pagado antes de expedirla o en esa misma fecha. Si la factura o su copia fiel lo incluye y esa fecha coincide con la de la operación o de devengo, la obligación del destinatario «se entenderá cumplida» (artículo 7.4). Deja de valer si el destinatario comunica expresamente otro estado de pago.
• Factura rechazada. Se comunica el rechazo, no el pago.
• Rectificativa que el emisor no remite. Si la Administración ha autorizado al emisor a no enviar sus rectificativas a los destinatarios, sobre ellas no se informan estados (artículo 10.6 del RD 238/2026).

Por dónde se envía y quién puede hacerlo por ti

El artículo 8 de la orden da dos vías, ambas en la Sede electrónica de la AEAT:

Vía	Cómo se identifica quien envía	Para quién tiene sentido
Servicios web	Certificado electrónico	Programas de gestión y plataformas, con muchas facturas
Formulario de comunicación de estados y de pago	Certificado electrónico o Cl@ve	Pocas facturas: la orden prevé el envío «de forma individual por cada factura»

En ambos casos la AEAT valida el envío y responde con las comunicaciones admitidas o con las rechazadas y su motivo, y entrega un acuse de recibo con código seguro de verificación (artículo 8.3).

Tres formas de delegar:

• Tu plataforma privada. Puedes autorizarla para que comunique los pagos a la solución pública, «siempre que le haya proporcionado la información necesaria para ello» (artículo 12.2 del RD 238/2026). La plataforma no sabe cuándo pagas si tu programa no se lo dice.
• Un tercero en tu representación, conforme a los artículos 79 a 81 del RD 1065/2007 y a las reglas de colaboración social (artículo 11.2 de la orden).
• Tu gestoría con el formulario. Para usar el formulario de comunicación de estados y de pagos en nombre de otro, el tercero debe ser un apoderado inscrito en el Registro de apoderamientos de la AEAT. El mismo requisito rige para consultar o recuperar facturas.

Lo que puede hacer el proveedor que no cobra

El emisor no depende de que su cliente comunique. La solución pública le permite informar voluntariamente del cobro o del impago, y también de «posibles diferencias respecto de las fechas contenidas en la comunicación de pago realizada por el destinatario» (artículo 12.4 del RD 238/2026 y artículo 7.2 de la orden).

Además, emisor y destinatario pueden consultar en todo momento, por servicio web o por formulario, los estados y pagos que constan de sus facturas (artículo 12.6 y artículo 10.2 de la orden). Un proveedor verá, por tanto, la fecha de pago que su cliente ha declarado y podrá contradecirla.

Para qué sirven esos datos

Seguimiento de la morosidad. La AEAT dará acceso a la información necesaria para seguir los plazos de pago al Ministerio de Economía, Comercio y Empresa y al Ministerio de Industria y Turismo (artículo 14.1 del RD 238/2026).

Listado anual de morosos. En el primer trimestre de cada año, la AEAT enviará al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada la información para elaborar el listado de empresas incumplidoras (artículo 14.2). Según la disposición final sexta de la Ley 18/2022, entran las empresas en las que concurran, como mínimo, tres circunstancias:

1. A 31 de diciembre del año anterior, el importe total de facturas impagadas dentro del plazo legal supera 600.000 euros.
2. El porcentaje de facturas pagadas en plazo durante el ejercicio anterior es inferior al 90 % del total de pagos a proveedores.
3. Es una sociedad con personalidad jurídica que no puede presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada.

El listado incluye denominación social, NIF y cantidades impagadas en plazo. Un autónomo o una pyme con cuenta abreviada no entran en él.

Uso tributario. Los datos de la solución pública tienen carácter reservado, pero la disposición adicional vigesimoprimera de la Ley 56/2007 permite usarlos «para la efectiva aplicación del sistema tributario y aduanero». Se conservan durante el plazo de la Ley General Tributaria, sin superar 12 años.

Subvenciones. Para subvenciones de más de 30.000 euros, las empresas sujetas a la Ley 3/2004 deben acreditar que cumplen los plazos de pago (artículo 13.3 bis de la Ley General de Subvenciones). Hoy se acredita con una certificación propia, si se puede presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviada, o con certificación de auditor o informe de procedimientos acordados en otro caso. Ninguna norma dice todavía que esa acreditación vaya a hacerse con los datos de la solución pública.

Lo que ya cuesta pagar tarde

Nada de esto es nuevo, pero ahora quedará fechado. El deudor incurre en mora automáticamente, sin necesidad de aviso (artículo 5 de la Ley 3/2004). Debe el interés pactado o, si no hay pacto, el tipo legal de demora: el del Banco Central Europeo más ocho puntos (artículo 7). Para el segundo semestre de 2026 es el 10,40 %. Y debe además una cantidad fija de 40 euros por costes de cobro (artículo 8).

Ejemplo ilustrativo, con el tipo vigente en el segundo semestre de 2026 y año de 365 días. Una deuda de 12.000 euros pagada 30 días después de su vencimiento:

Concepto	Cálculo	Importe
Interés de demora	12.000 × 10,40 % × 30 / 365	102,58 €
Indemnización por costes de cobro	Cantidad fija	40,00 €
Total que puede reclamar el acreedor		142,58 €

Para rehacerlo con tus cifras: importe × tipo del semestre × días de retraso / 365, más 40 euros. El tipo cambia cada semestre y se publica en el BOE.

¿Y si no se comunica?

Ni la Ley 56/2007, ni el RD 238/2026, ni la Orden HAC/1028/2026 contienen una sanción específica por no comunicar el pago o por comunicarlo tarde. La multa de hasta 10.000 euros del artículo 2 bis.9 de la Ley 56/2007 castiga otra cosa: a las empresas que no ofrecen factura electrónica a sus clientes particulares. El detalle está en la guía de sanciones.

Eso no convierte la comunicación en opcional. La obligación está en una norma con rango de ley (disposición adicional vigesimoprimera, apartado 3, de la Ley 56/2007), y el proveedor puede declarar el impago por su cuenta.

Lo que todavía no está publicado

A 13 de octubre de 2026:

• Las especificaciones técnicas y la volumetría de los servicios web. La orden remite una y otra vez a lo que conste en la Sede electrónica de la AEAT. La sección de factura electrónica de la Sede recoge información general, calendario y normativa, sin documentación técnica enlazada.
• El formulario. Esa sección no enlaza todavía ningún formulario de comunicación de pagos; la orden solo obliga a que la solución pública esté disponible dos meses antes de la primera fecha.
• Los acuerdos con las Haciendas Forales que prevé la disposición adicional tercera del RD 238/2026 para País Vasco y Navarra.
• Un criterio de la AEAT sobre el cómputo de los cuatro días y sobre las facturas recibidas de proveedores que aún no están obligados.

Qué preparar desde ahora

1. Sitúate en el calendario. Volumen de operaciones del año anterior y forma jurídica deciden tu fecha: 2027, 2028 o 2029. Las facturas de tus proveedores de más de 8 millones llegan antes: ver facturas electrónicas que recibirás desde octubre de 2027. Los perfiles de más de 8 millones y de autónomos lo detallan.
2. Registra la fecha real de adeudo de cada pago, no la fecha en que se ordena la remesa ni la de contabilización.
3. Guarda con cada factura recibida los datos que la identifican: NIF del emisor, serie y número, y fecha de expedición.
4. Anota la fecha de recepción de la mercancía o del servicio cuando no coincida con la de la factura. Es el dato que fija el vencimiento legal.
5. Calcula el vencimiento con la Ley 3/2004, no con la costumbre de la casa. Un «90 días» en las condiciones de compra supera el máximo legal de 60.
6. Pregunta a tu proveedor de programa si enviará los mensajes de pago y rechazo a la solución pública por servicio web, o si tendrás que usar el formulario factura a factura.
7. Si delegas en una gestoría, prevé el apoderamiento en el registro de la AEAT.
8. Si eres proveedor, decide quién consultará los pagos declarados por tus clientes y cuándo comunicarás un impago.

Más guías prácticas en el índice de guías, y la situación de cada obligación en el estado actual.